Das Vereinsprotokoll. Das dienstliche Protokoll

        Протокол - це узагальнений запис засідання, доповіді або обговорення. Для ведення  протоколу необхідне  певне  тренування, 

оскільки з усної мови потрібно вибрати і записати найістотніше. Оскільки протоколи в основному необхідні під час засідань, на порядку денному яких, як правило, стоять професійні або вузько спеціальні питання, протоколіст зобов'язаний володіти у загальних рисах обговорюваним матеріалом. Само собою зрозуміло, що він зобов'язаний знати по іменах і всіх виступаючих.

Деякі основні правила

Einige Grundregeln

Оскільки виявлення суті якої-небудь проблеми є найважливішим і найскладнішим завданням ведучого протокол, тут слід привести декілька вказівок, за допомогою яких можна буде легше добитися цієї мети:

Вказуйте точні дані! Genaue Daten feststellen! В протоколі повинні бути точно відображені місце, початок і кінець засідання (зборів, доповіді). Вказується, щонайменше, загальна кількість учасників; на зборах товариств по рядах пускаються листки для фіксації присутніх, за якими, проте, слід прослідкувати, щоб вони у кого-небудь не застрягли. При протоколюванні доповіді цілком досить вказати число присутніх.

Найважливіше фіксуйте дослівно! (Wichtiges im Wortlaut festhalten!) Заяви і рішення записуються дослівно. Заяви звичайно передаються дослівно особами, що зробили її, так що їх внесення до протоколу не викликає труднощів.

Здобувайте текст доповіді! (Vortragstexte erbitten!) Якщо під час зборів передбачаються тривалі виступи у формі рефератів або повідомлень, розумно попросити автора надати короткий виклад або їх резюме. Можна привести навіть кількість рядків, вказаних для цього в записі і потім внести до протоколу тільки те, що доповідач вважає важливим. При тривалих засіданнях прийнято прикладати до звітів про засідання короткі тексти рефератів, складені доповідачами.

Виявляйте найістотніше! (Das Wesentliche herausschälen!) Тільки в кінці заходу представляється можливим визначити, де знаходяться найвищі точки, а що лежить на периферії. Під час доповіді оратором часто виділяються принципові ідеї; вони повинні бути зафіксовані. Якщо розгортається дискусія, то слід називати тільки тих ораторів, які внесли щось нове до спірного питання. Якщо ж це констатація або повторення вже сказаного, то ім'я оратора може бути додане до попереднього пункту (щось на зразок: "Im ähnlichen Sinne äußerte sich Herr..." / "Аналогічно виразився пан ..."). Якщо при обміні думками виникають важливі питання, їх слід відразу ж занести в протокол; відповідь, яка повинна бути дана не доповідачем, теж не слід опускати, при необхідності згадавши ім'я того, хто відповів.

Той, хто бажає набити руку в цьому зовсім не простому завданні відбору і відбракування, хай дістане віддруковану доповідь або твір, пройдеться по ньому з олівцем в руках і відзначить найважливіші місця. Щоб перевірити плоди своєї праці, можна помітки протоколу показати другу або кому-небудь з родичів, щоб визначити, чи зможуть ті по них відновити зміст.

Протокол засідання товариства

Das Vereinsprotokoll

До священних ритуалів засідань різних товариств належить і ведення протоколу. Його редагування в більшості випадків доручається секретареві. Оскільки для засідань подібного роду завжди існують порядки денні, вони і утворюють каркас для його складання. На початку повинні бути вказані дані про місце, час і про присутніх на засіданні. Протоколи зазвичай пишуться в теперішньому часі. Ось зразок протоколу засідання правління товариства.

Vorstandssitzung am Dienstag, dem 16. März,
18.15 Uhr, im Vereinszimmer.

Anwesend: Herr Zumpscht als Vorsitzender, die Damen Kehlbrand und Fräulein Leibholz, die Herren Nüchtel, Parker, Schienagel, Zander.

Entschuldigt: Herr Bohm.

Unentschuldigt: Fräulein Kippgold.

Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung kurz nach 18.15 Uhr und stellt laut § 5 der Satzung die Beschlussfähigkeit fest.

Punkt 1 der Tagungsordnung: Erhöhung der Mitgliedsbeiträge. Der  Kassenwart   Herr  B.  begründet seinen Antrag, die Beiträge vom 1. Juli auf 8 DM (statt bisher 6,50 DM) zu erhöhen (Grund: Allgemeine Preissteigerung). Nach kurzer Aussprache wird der Antrag angenommen.

Punkt 2 der Tagesordnung: Sommerfest. Der Vorsitzende schlägt vor, das Sommerfest wie in den letzten Jahren in Ronnebecks Garten zu veranstalten. Der Vorstand beschließt dies und beauftragt die Herren Nüchtel und Zander, auf der nächsten Vorstandssitzung Vorschläge zur Ausgestaltung des Festes vorzulegen, inzwischen aber über Einzelfragen schon vorsorglich mit dem Wirt von Ronnebecks Garten zu verhandeln.

Punkt 3 der Tagesordnung: Aufnahme neuer Mitglieder. Da die Einspruchfrist (§ 17 der Satzungen) ohne Einsprüche verstrichen ist, gelten die Herren Albert Müller, an der Salzhalde 24, und Werner Rogall, Breite Straße 14, als aufgenommen. Herr Schienagel als Schriftwart wird beauftragt, ihnen dies mitzuteilen.

Punkt 4 der Tagesordnung: Nächste Mitgliederversammlung. Der Vorsitzende erinnert daran, dass im April eine ordentliche Mitgliedversammlung stattfinden müsse. Er empfiehlt folgende Tagesordnung:

1. Bericht des Vorstandes über das abgelaufene Vereinsjahr

2. Bericht der Kassenprüfer

3. Entlastung des Vorstandes

4. Neuwahl des Vorstandes

5. Verschiedenes

Als Termin wird der 23. April vorgeschlagen.

Herr Parker beantragt, in Zukunft vierteljährlich Vorträge aus dem Mitgliederkreis zu veranstalten. Die Anregung soll auf die Tagesordnung der Mitgliederversammlung gesetzt werden, die wie folgt geändert wird:

6. Antrag Parker  

7. Verschiedenes

Punkt 5 der Tagesordnung: Verschiedenes. Da hierzu keine Wortmeldungen vorliegen, schließt der Vorsitzende um 19.40 Uhr die Sitzung. Nächste Vorstandssitzung: Dienstag, den 3. April, 18.15 Uhr, im Vereinszimmer.

Für die Richtigkeit:

Schienagel, Schriftwart

Під час засідань в більшості випадків немає особливої необхідності дослівно фіксувати хід обміну думками. Якщо відхиляється яка-небудь пропозиція, радимо відзначити її обґрунтування. У вищенаведеному протоколі п'ятий абзац міг би звучати так: “Herr Parker schlägt vor, in Zukunft vierteljährlich Vorträge aus dem Mitgliederkreis zu veranstalten. Frau Kehlbrand erinnert daran, dass vor Jahren schon einmal ein solcher Versuch gemacht worden sei, jedoch keinen Erfolg gezeigt habe. Nach lebhafter Aussprache wird der Antrag Parker, den Punkt auf die Tagesordnung zu setzen, abgelehnt.“ / «Пан Паркер пропонує влаштовувати в майбутньому квартальні доповіді з членами компанії. Пані Кельбранд згадує про те, що вже багато років тому, одного разу, така спроба була зроблена, проте, не показала успіху. Після жвавої дискусії відхиляють пропозицію Паркер, щоб поставити крапку в порядку денному.»

На наукових засіданнях і під час дебатів розумно робити короткі позначки точок зору окремих виступаючих з вказівкою їх імен.

Дискусії більшого кола учасників страждають тим, що, якщо учасникам засідання буде дано слово в тому порядку, як були заявлені виступи, то дар красномовства знайдуть і ті, хто не збирався виступати по даному пункту порядку денного. Якщо ж учасникам засідання важко визначити "roten Faden",  / "червону нитку", то протокол, що мусить відобразити хід обговорень, стає абсолютно незрозумілим. Ось звідси і доводиться розмотувати клубок. Головне в дискусії не нескінченні розмови, а їх результат. При ухваленні важливих рішень принципово зафіксувати підсумок голосування: "Der Antrag von Herrn Parker wurde mit 3:4 Stimmen abgelehnt" або "... wurde mit 3:2 Stimmen bei 2 Stimmenthaltungen angenommen", або "wurde da - bei einer Stimmenthaltung - Stimmengleich (3:3) vorlag, nach §21 der Satzungen durch die Stimme des Vorsitzenden positiv entschieden". / «Пропозицію пана Паркера відхилили з 3:4 голосами» або «... була прийнята з 3:2 голосами при двох, що утрималися від голосування», або «оскільки - при утриманні від голосування – була рівна кількість голосів (3:3), за §21 Статутів голосом голови вирішили позитивно».

Там, де положення товариства (клубу) набувають чинності, рекомендується їх стисло перерахувати.

Службовий протокол

Das dienstliche Protokoll

Запис службової або ділової наради може бути зроблений коротшим вищенаведеного. Він може бути скорочений до заголовків предмету і результатів наради:

Sitzung des Ausgleichamtes

Zeit: Donnerstag, den 25.Mai 2009, 17.15 Uhr.

Anwesend: der Leiter des Amtes und alle Abteilungsleiter

Ort: Sitzungszimmer des Amtes

1. Unterrichtung über die Ausführungsbestimmungen zur 4. Novelle zum Lastenausgleichgesetz.

2. Bekanntgabe der neuen Dienststunden und der Stunden für den Publikumsverkehr.

3. Besprechung der im April eingelaufenen Anträge:

Antrag Meier - abgelehnt,

Antrag Heidrek - vertagt,

alle anderen Anträge (Bertram, Chiemke, Ebeling, Futterer, Gieseke, Holder, Mannheimer, Opel, Pfannkuch, Simrock, Tielicke, Dorn) - genehmigt.

4. Aussprache über den am 18. Mai in der "Landeszeitung" erschienen Lesebrief. Kein Beschluss.

5. Bericht des Leiters der Hauptkasse. Schluss der Sitzung: 19.25 Uhr.

В даному протоколі, не дивлячись на те, що він надзвичайно короткий, відображені всі необхідні положення. Композиційна організація відповідно до обговорюваних положень розумна. Розумно також і рішення, прийняті по висунутих пропозиціях, зафіксувати разом з іменами ораторів, що їх висунули. Письмово подані пропозиції додаються до запису; теми усних пропозицій згадуються в протоколі в декількох словах. - Якщо показова холодність, байдужість знаходить вираз в простоті стилю, то претензії адміністративної влади справедливі; їм ні в чому дорікнути.